Sdílení dokumentů – ANO či NE?

Sdílení dokumentů v cloudu umožňuje každému uživateli jednoduše, díky jednomu kliknutí, šířit a dále řetězit jakýkoli obsah – bez nutnosti stahování, přeposílání či složitého popisu a vysvětlování... Tento systém je možné využívat:

• Interně – například v rámci komunikace a práce ve vaší firmě
• Externě - sdílení materiálů se svými klienty, například realizujete-li pro ně nějaký projekt.

Díky sdílení má klient neustále přehled o tom, jak práce na jeho projektu postupují, a to v reálném čase. Efektivita tohoto procesu je tak naprosto jednoznačná.

Jak ale dosáhnout toho, aby firemní dokumenty, se kterými mají pracovat další lidé napříč firmou nebo i obchodní partneři, byly dostupné vždy v aktuální formě na jednom místě, a to ideálně se stručnými instrukcemi, na co je soubor vhodný? Existuje celá řada cloudových úložišť, které problém částečně řeší. My jsme se v BrandCloud dostali ještě dál a umožnili soubory nejen sdílet v čistém a přehledném prostředí a struktuře, ale také obsah vizualizovat tak, aby bylo možné jej přečíst a zobrazit na všech zařízeních bez nutnosti stahování. Navíc je možné přidávat komentáře, digitálně je schvalovat
a realizovat mnoho dalších akcí, které sdílení souboru vyžaduje.

Jedinou nevýhodou sdílení dokumentů, která může člověka v tomto ohledu napadnout, je snad jen nutnost být připojen k internetu. Dnes je však situace taková, že připojení k síti najdete téměř kdekoli. Jedině snad někde v chalupě na samotě na horách, ale tam zas s nikým nic sdílet nepotřebujete, tam chcete být naopak sami.

Pro koho je takové řešení vhodné?

Typickým uživatelem je firma, která má více než jednu pobočku, případně více nezávislých obchodních partnerů. Patří mezi ně jak výrobní, tak i obchodní firmy, franšízové koncepty, ale i města a městské organizace. Z výhod cloudového úložiště mohou těžit zejména obchodníci „v terénu“, kteří mají neustále celé své portfolio – ceníky, produktové listy, fotky a videa – aktuálně na jednom místě a mohou je rovnou sdílet s jejich zákazníky. Sdílení dokumentů pak pomáhá i marketingovým oddělením například při přebírání podkladů od grafických studií. Některé firmy se například rozhodly pro využití řešení Brand Cloud jako firemního intranetu, portálu pro své zaměstnance.

Otázkou posledních dnů je samozřejmě bezpečnost, každého zajímá, zda jsou jeho data v cloudovém úložišti v bezpečí. Vezmete-li v potaz, co vše o sobě dáváte navenek světu vědět například na sociálních sítích nebo veřejných mail klientech jako je Google, je sdílení skrze zabezpečenou platformu zcela bezpečné. A to jak z hlediska technologického, tak osobního.

Co se týká obecných pravidel, která je dobré dodržovat, myslím si, že postačí obyčejné pravidlo selského rozumu:

• Veřejně nešířím nic, co nechci, aby ostatní viděli
• Pokud potřebuji sdílet soukromé věci, které nechci úplně ukazovat veřejně, pak pod heslem nebo v rámci uzavřených skupin.

Je třeba si uvědomit, že na internetu po sobě všude zanecháváme virtuální stopu, ze které jsou dnešní technologie schopné vydedukovat celou řadu věcí. Chovejme se tedy podle toho a technologie budou sloužit v náš prospěch.

 

Přečtěte si také, jaké zkušenosti má Karel Drašnar s fungováním BforB.