Desatero pro videokonference

Fuknční platforma je základ, abyste mohli v online režimu fungovat. Ale platforma ještě není všehcno, aby se nám v online režimu dařilo. Další důležitou součástí úspěšných videokonferencí je pár návyků, které nám pomohou zvládnout videokonferenci nejen dobře po technické stránce, ale i profesionálně. Honza a Whitesoft mají letité zkušenosti s pořádáním videokonferencí a v plzeňském BforB je pro nás nyní velkou oporou. Pokud budete mít na Honzu v tomto ohledu jakékoliv další dotazy, neváhejte mu naspat na jan.valdman@whitesoft.eu

 

1.      Zajistěte si dobré připojení k internetu

Bez stabilního připojení skončí každá konference katastrovou, zejména pokud budete nejen poslouchat, ale i mluvit. Pokud jste na mobilu, najděte silný signál s rychlými daty. Pokud jste doma na DSL modemu, požádejte rodinu, aby během konference nesledovala Youtube, internetovou televizi nebo jiná online videa. V práci by zase kolegové nemuseli stahovat instalační média nebo aktualizace software.

 

2.      Vylaďte si mikrofon

Zvuk je důležitější než video a zejména levné notebooky mají potíže s kvalitou mikrofonu. Omezte okolní hluk, posaďte se co nejblíž a mluvte směrem do mikrofonu. V operačním systému si nastavte jeho citlivost („hlasitost“). Dnes již není nezbytné používat náhlavní soupravy, ale je dobré mít jednu po ruce. Dobrou službu udělají i obyčejná sluchátka s mikrofonem k mobilu.

 

3.      Najděte si vhodný prostor

Videokonference se dělají proto, aby se lidé viděli, proto si zapněte kameru. Pokud si můžete vybrat, zvolte klidnou místnost s dostatkem světla, kde za vámi ale nebude okno (kvůli protisvětlu) nebo pohyblivé či jinak rušivé pozadí. Některé aplikace vám dovolí použít virtuální pozadí, kde část problémů odpadá. Omezte hluk v pozadí jako jsou mluvící kolegové, domácí zvířata, auta, kávovary, vysavače a jiné přístroje. Zavřete okna. Pozor na prázdné místnosti se špatnou akustikou, kde se zvuk odráží a dělá různou neplechu.

 

4.      Připojte se včas

Nic není otravnějšího, než čekat 10 minut, až se všichni účastníci připojí. Proto se připojte několik minut předem, seřiďte si pracoviště a vyzkoušejte si audio a video. Možná se vám přes noc zaktualizoval mobil, počítač nebo prohlížeč a něco přestane fungovat – potom budete rádi za každou minutu, během které přeinstalujete aplikaci nebo restartujete počítač. Jestliže schůzku organizujete, tak buďte online aspoň 5 minut předem. Pokud nechcete klábosit s prvními účastníky, připravte si nějaký obrázek nebo prezentaci, kterou jim mezitím promítnete – třeba agendu schůzky. V některých aplikacích můžete nastavit, že se účastníci mohou připojit i bez přítomného organizátora, což se podle situace může hodit.

 

5.      Naučte se vypínat mikrofon

Jeden účastník s hlukem v pozadí může zkazit konferenci všem. Pokud nemluvíte, tak je dobré mít zvuk trvale vypnutý (funkce ztlumit/mute). Naopak je potřeba umět rychle zapnout zvuk, když chcete mluvit. Pozor, po vstupu do konference bývá mikrofon automaticky vypnutý. Vždy dočasně vypněte zvuk když potřebujte přijmout telefonní hovor, odpovědět kolegovi nebo třeba jen kýchnout. Jako organizátor se naučte používat funkci ztlumit všechny (mute all) a zapnout mikrofon tomu, kdo má mluvit a neumí si jej rychle zapnout sám.

 

6.      Nastavte si jméno a fotku v profilu

Pokud to vaše aplikace umožňuje, tak si zadejte svoje civilní jméno a nahrajte fotku do profilu. Zjednodušíte tím orientaci ostatním účastníkům, zejména pokud se všichni dobře neznáte.

 

7.      Naučte se ovládat aplikaci, kterou používáte

Podle povahy vaší práce budete nejspíš využívat několik videokonferenčních platforem –všechny mají podobné funkce, ale trochu jiné ovládání. Jako organizátor konferencí musíte svoji platformu dobře znát, jako účastník se naučte alespoň základní funkce – proto jste se připojili ke schůzce včas – viz tip 4 :-)

 

8.      Hlaste se o slovo a používejte gesta

Během videokonferencí si lidé často skákají do řeči. Tomu lze zabránit tak, že se přihlásíte o slovo pomocí funkce zvednutí ruky (raise hand), kterou má většina aplikací, anebo gestem ruky přímo do kamery. Při schůzkách s větším počtem účastníků by měl moderátor udělovat slovo nebo postupně účastníky vyvolávat. Gesta lze využít k další neverbální komunikaci, abyste nerušili probíhající proslov: zamávat místo pozdravu, naznačit že musíte vzít telefonní hovor, posunkem upozornit, že neslyšíte…

 

9.      Používejte dva monitory

Pokud máte možnost, a zejména pokud prezentujete, použijte dva monitory. Videokonferenční aplikaci mějte ale vždy na tom, u kterého je kamera. Druhý monitor využijte pro sdílení obsahu, dělání poznámek nebo vyřizování neodkladné komunikace. Pokud děláte konferenci na mobilu, tak mějte aplikaci trvale v popředí, jinak hrozí problémy – například, když během konference otevřete e-mail nebo prohlížeč.

 

10.  Buďte připraveni na technické problémy

 

Některé aplikace fungují lépe než jiné, ale problémy se nevyhýbají žádné platformě. Buďte připraveni vypnout video, pokud se začne zvuk „sekat“. Většina aplikací má nějaký systém pro zasílání zpráv (veřejný nebo privátní chat), který se hodí v případě, že někdo neslyší anebo se potřebuje na chvíli odpojit.

 

Bonus

Zejména během mluvení se dívejte do kamery, kterou budete mít nejčastěji nad obrazovkou. Tím zařídíte, že se lidem budete „dívat do očí“. Pokud sledujete tváře lidí na obrazovce, tak z jejich pohledu máte sklopené oči a působí to, že nedáváte pozor.